Servicios para organizar tu evento corporativo: dirección técnica profesional

¿Vas a organizar un evento corporativo en Madrid y no sabes cómo hacerlo? Una de las tareas principales y la que entraña más responsabilidad es la dirección y coordinación técnica del evento empresarial. No en vano, la dirección es la tarea que hace que todo funcione y vaya dirigido a un objetivo común. Si no, corremos el riesgo de que nuestro evento empresarial no cumpla con su finalidad o sea un caos que afecte a nuestra imagen de marca. ¿Qué es la dirección técnica, qué beneficios puedes lograr con una dirección profesional, cuáles son las tareas que desempeña la dirección técnica de un evento, cuándo necesitas una dirección técnica de un evento corporativo y cuándo es imprescindible? Como expertos en la organización y coordinación de eventos en Madrid y el resto de España desde hace muchos años, aquí te responderemos el equipo de Daigon Multimedia a todas estas dudas, de forma que valores si necesitas este servicio o tengas en cuenta todas las ventajas que te puede aportar externalizarlo con un equipo de expertos.

Qué ofrecemos en nuestro servicio de dirección y coordinación técnica de eventos corporativos en Madrid y el resto de España

Muchas veces, a la hora de organizar un evento corporativo lo más habitual es buscar proveedores para las diferentes áreas que necesitamos. Lo mejor siempre es contar con los mejores profesionales de la sonorización, de la grabación en vídeo, retransmisión streaming, iluminación, decoración y realización. Pero, ¿estamos preparados para coordinar todo esos gremios? ¿Tenemos la experiencia necesaria para que todo lo que necesitamos sea compatible entre sí y no haya ningún problema? Nos gusta definir la dirección técnica como el último reducto, como la red de seguridad de todo evento corporativo. Un barco sin capitán está en riesgo de ir a la deriva por mucho que su motor, su cubierta y su servicio funcione a la perfección. La dirección técnica es la que debe fijar el rumbo del evento para primar el beneficio del conjunto antes que el de cualquiera de sus partes:

• ¿Qué es la dirección técnica de un evento corporativo?: Coordinar los aspectos técnicos y logísticos de la organización de un evento en directo o retransmitido en streaming, las necesidades de los ponentes o participantes y las relativas al público y asistentes (confort y seguridad), participando en el establecimiento del proyecto técnico; desarrollando los procesos de planificación y supervisión del montaje, servicio de producción y desmontaje; así como el mantenimiento y almacenamiento de los medios técnicos, garantizando la seguridad, la fidelidad al proyecto empresarial y corporativo, y el respeto al marco económico de producción. Es decir, la dirección técnica es la pieza transversal de cualquier evento, que conoce el trabajo de todas las áreas necesarias, tiene experiencia en ellas y por tanto sabe cómo conjugar todos sus esfuerzos con el fin de conseguir un objetivo final. Esto es importantísimo para que la dirección técnica pueda asumir decisiones vitales en momentos de crisis, así como tomar determinaciones de la manera más rápida posible. Hay decisiones que hay que tomar en cuestión de segundos para solucionar problemas o evitar que incidencias se conviertan en algo mayor.
• Tareas que desempeña la dirección técnica:
  • Preproducción del evento: la planificación es vital, y la pre-producción es el momento en el que hay que planificar todas las decisiones técnicas para conseguir los objetivos del evento. Dedicar 30 minutos más a la planificación previa a la toma de decisiones puede ahorrar horas de correcciones. Por eso se necesita una dirección técnica con visión y capacidad de proyección.
  • Planificación económica: uno de los principales requisitos de la dirección técnica es la de prever los gastos y las inversiones necesarias con tiempo suficiente, a pesar de las fluctuaciones del mercado. Así, su conocimiento económico de la realidad de la producción es vital para evitar sorpresas de última hora.
  • Dirección de los diferentes gremios: decíamos que la dirección técnica debería conocer los gremios con los que trabaja en un evento corporativo: producción audiovisual, iluminación, grabación, sonorización, decoración, informática, telefonía y trabajo en red, entre un amplio etcétera. ¿Por qué? Porque si no se reduce su capacidad de toma de decisiones. Los beneficios de tener una dirección técnica es que centralizamos la toma de decisiones. Si la dirección no tiene capacidad, lo que hacemos es lastrar las posibilidades de algún apartado.
  • Recursos humanos: la dirección técnica es la mejor manera de descentralizar la contratación de personal y servicios, todo dirigido a un fin mayor: que nuestro evento sea un éxito. Muchas veces los compromisos, acuerdos previos pueden condicionar nuestras apuestas personales, pero un profesional de la dirección primará la eficiencia y eficacia de los proveedores y personal contratado.
• ¿Cuándo es imprescindible la dirección y coordinación técnica de un evento corporativo?: En Daigon Multimedia sólo recomendamos la contratación de una dirección técnica en el caso de que se trate de un evento que implique la coordinación de 3 o más servicios externalizados entre los servicios que ofrecemos para eventos empresariales, especialmente si queremos contar con más de 2 proveedores para nuestro evento. En ese momento, sale evidentemente más rentable planificar y coordinar desde una dirección técnica. Otra manera de valorarlo es dependiendo de la cantidad de asistentes, puesto que una gran cantidad de público requiere una mayor oferta de servicios, pero en líneas generales la dirección técnica se tiene que dedicar a coordinar los diferentes servicios, por lo que independientemente de que se trate de un evento de pequeño tamaño, si requiere muchos servicios siempre será más beneficioso y eficiente contar con una dirección técnica única que ayude al organizador del evento a que la producción sea realidad y se consigan todos sus objetivos.

Si deseas saber más sobre cómo organizar un evento corporativo en vídeo streaming en Madrid

Consulta con Daigon Multimedia en nuestro formulario de contacto. Estaremos encantados de asesorarte o de preparte un presupuesto a medida para los servicios multimedia que necesites en tu evento corporativo, ya sea sonido, vídeo, proyecciones, iluminación, realización, microfonía… todo lo que necesites es posible.