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Imagen de un dibujo de personas inspeccionando con lupa las reglas para hacer un evento. En la parte superior de la imagen hay un título en el que se lee: "El protocolo para un evento corporativo"

Todo lo imprescindible para el protocolo de tu evento corporativo

Te contamos todo lo imprescindible para que el protocolo de tu evento corporativo sea un éxito

Son muy sonados los errores de protocolo de la última cumbre de la OTAN en Madrid. Fallos en los actos de saludo oficial, donde el vestuario o le organización es vital; errores garrafales en la colocación de la bandera española, que apareció del revés, lo que indica rendición del país; mandatarios buscando restaurante sin reserva en medio de la noche… Cada vez está más claro que un buen protocolo es esencial para ofrecer buena imagen y, sobre todo, evitar la falta de respeto a cualquier asistente dependiendo de su condición. Así, es importantísimo contar con un organizador profesional de eventos si vas a realizar un evento con presencia de autoridades, representantes políticos o personalidades públicas. En definitiva, siempre es mejor cuidar el protocolo, por lo que siempre deberás contar con un asesor de confianza que sepa todos los detalles que necesites sobre protocolo en eventos corporativos.

1- Qué es el protocolo para eventos corporativos

Uno de los aspectos fundamentales más importante para el éxito organizativo lo compone el protocolo. Crea aquellas condiciones necesarias para que todo evento sea seguro, transcurra en orden, gestione correctamente a sus invitados y al anfitrión y cumpla con sus objetivos. Esta tipología de eventos marca diferentes medidas de protocolo a seguir según el acto organizado, aunque existen una serie de consideraciones comunes para todos. Es decir, aunque hay diferentes niveles de protocolo, hay unas exigencias mínimas para cualquier evento corporativo, por lo que es un elemento imprescindible para cualquier presentación de producto, convención, congreso, etc.

2- Elementos que condicionan el protocolo de tu evento

Como comentábamos, aunque hay unas exigencias mínimas para el protocolo de cualquier evento corporativo, hay unos elementos que condicionan el nivel de protocolo que habrá que seguir. ¿Cuáles son los elementos que lo condicionan directamente y a los que tendrás que atender para decidir tu inversión en protocolo?:

  • Invitados. El público que va a asistir al acto determina, en gran medida, el protocolo que se va a llevar a cabo. En el caso de eventos políticos, el protocolo es mucho más formal, pues los asistentes son profesionales con grandes responsabilidades a su cargo, por ejemplo. El diseño de la invitación es de importancia en estos casos.
  • Programa de actos: Las actividades que se vayan a realizar también condicionan el protocolo, puesto que hay actos que pueden ser más informales, como una pausa-café, un networking informal, un afterwork para generar distensión y relajación; y luego hay otros, como una comida de protocolo, el acto de bienvenida protocolaria y el acto de inauguración formal, que tendrán que seguir a rajatabla todas las normas y mayores exigencias de protocolo.

3- A qué debes prestar especial atención

Aunque la lista de elementos de protocolo a los que hay que prestar atención puede variar dependiendo de las diferentes casuísticas, teniendo en cuenta que un evento tiene un potencial casi ilimitado de oferta, hay sin duda muchos puntos comunes en los que te podemos aconsejar y que te podrán servir de ayuda. ¿A qué elementos de protocolo deberás prestar especial atención?:

  • Bienvenida: Sin duda el acto de bienvenida es uno de los momentos clave en el protocolo de un evento empresarial de cualquier tipo. Si quieres prestar atención a lo imprescindible en el protocolo de tu evento corporativo, deberás empezar por el principio, y estructurar bien que algún miembro de la organización ejerza como anfitrión, dando la bienvenida a todo el mundo, y personalmente y especialmente a los participantes destacados y los invitados especiales. El protocolo dicta que también habrá diferentes honores dependiendo del rango del asistente, aunque lo más importante será que todo el mundo tenga la sensación de que se le ha dado la bienvenida con el respeto y dedicación que todo el mundo merece.
  • Distribución de los asistentes: Una vez más, no podemos dejar al azar la colocación de los asistentes. Seguramente, habrá siempre un grupo destacado de asistentes a los que habrá que reconocer de manera especial reservando espacios preferentes en los diferentes actos o en las comidas formales.
  • Títulos de los ponentes o participantes: No es lo mismo nombrar en el programa o en los carteles identificativos a un ponente más que a una persona con títulos nobiliarios o con un puesto destacado en la política o la administración pública. Seguramente este es uno de los fallos más recurrentes en los eventos corporativos, y puede generar problemas indeseados o incluso faltar al respeto sin saberlo. Hay que identificar perfectamente a los asistentes dependiendo de sus títulos, formación o rango, de forma que sus nombres aparezcan en toda la documentación en consonancia con esos títulos.
  • Timing del evento: Otro de los elementos a los que deberás prestar especial atención es cumplir a rajatabla el timing, especialmente cuando se trate de un evento o acto protocolario. La pérdida de minutos de tiempo puede ser considerado como una informalidad impropia de los asistentes y autoridades presentes. En una época en la que el tiempo es oro, la falta de puntualidad puede ser fatal. Por eso recomendamos siempre convocar a los ponentes o participantes con algo de tiempo de antelación de forma que cada acto empiece con una puntualidad rigurosa.

4- Fuentes para cumplir rigurosamente el protocolo:

Recuerda que hay asociaciones, fundaciones y observatorios que se dedican a recomendar todo lo que necesitas saber sobre protocolo. Desde Daigon Multimedia contamos con una relación estrecha con organismos como estos, en los que estudian y analizan el protocolo, siempre cambiante, que se debe seguir y cumplir en los eventos en general y los corporativos y empresariales en particular. Aquí tienes algunos enlaces de interés:

Imagen de un dibujo de personas inspeccionando con lupa las reglas para hacer un evento. En la parte superior de la imagen hay un título en el que se lee: "El protocolo para un evento corporativo"

 

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