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Imagen de herramientas online en dibujo y el título Herramientas organización eventos empresa con el logo de Daigon Multimedia, productora de organización de eventos de empresa

Las mejores herramientas para optimizar la organización de eventos de empresa

Te contamos cuáles son las mejores herramientas para optimizar la organización de eventos de empresa

Cada vez hay más herramientas para mejorar y optimizar nuestro tiempo. ¿Por qué? Porque cada vez se espera de nosotros que seamos capaces de controlar más cosas de manera automática al mismo tiempo. Es una tendencia que aumenta las tasas de estrés, pero que hace posible desarrollar proyectos con menor personal, lo que supone una mayor eficiencia económica para las empresas. También supone la época dorada de las herramientas digitales, con muchas funcionalidades gratuitas y las de pago con unas tarifas muy competitivas, puesto que de lo que se trata es de vender mucho a un precio bajo aumentando la rentabilidad también de estas herramientas. La organización de eventos de empresa, la mejor manera de promocionar tu marca en 2023 según Omnitel, no iba a ser una excepción, y hay muchas herramientas para ayudarte a controlar o planificarlo todo, aunque la mejor opción siempre es contar con el asesoramiento desde el principio con una productora de eventos de empresa profesional como Daigon Multimedia, con un equipo experimentado en todas las necesidades que tendrás y que sepa resolver cualquier problema técnico o humano en el menor tiempo posible. No obstante, te contamos cuáles son en nuestra opinión las mejores herramientas para optimizar tu tiempo de cara a planificar tu propio evento.

1- Herramientas para optimizar la organización de eventos de empresa: Google Drive: el rey del almacenamiento compartido y el trabajo en red

Si hablamos de organizar un evento de empresa, seguramente estamos hablando de un equipo o comisión que se encargará de la organización. Así, una de las herramientas imprescindibles será aquella que permita de manera fácil, rápida y sencilla compartir contenido y trabajar en red. Una de las maneras más baratas y socorrida es la de utilizar la herramienta más conocida de Google: Google Drive. Organizado por carpetas, con editores de texto, excel, presentaciones power point, imágenes, vídeo y un amplio etcétera, tiene muchísimas funcionalidades gratuitas para que puedas arrancar y empezar a organizar tu evento de empresa en red y documentando siempre cada paso.

2- Herramientas para optimizar la organización de eventos de empresa: Trello: el planificador definitivo online

Hay una herramienta online que se está imponiendo como el mejor tablero de reparto de tareas: Trello. En las empresas cada vez es más habitual combinar trabajo presencial con trabajo en red. Las necesidades de una empresa, en la que los viajes, la cooperación entre personas distantes y delegaciones en diferentes países hace necesario que la comunicación esté bien estandarizada. Y si vas a organizar un evento de empresa, todavía es más importante establecer un seguimiento claro de las tareas pendientes por hacer y por responsable, así como saber en qué estado se encuentran, si no se han empezado a realizar, están en desarrollo o ya se han completado, para evitar que se dupliquen los trabajos o que pasemos a una fase diferente antes de que no esté hecho lo básico. Esta herramienta incluye diferentes formatos de tablas de trabajo, listas de tareas e información de las tarjetas de cada desempeño para que la información no se pierda. Además, es muy común que se compartan incluso los audios sobre las explicaciones de cada tarea, o vídeos para que un tercero pueda entender por qué se ha tomado una decisión o cómo se espera que funcione algo durante el evento.

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3- Herramientas para optimizar la organización de eventos de empresa: Eventbrite: la herramienta de organización de eventos todo en uno

Si pensamos en organizar un evento de empresa, seguramente se nos acumulen mil tareas asociadas a la organización que no tienen nada que ver con los eventos en sí. Por ejemplo, todo evento suele contar con una página web, donde se agrupa la información para que cualquier usuario pueda consultarla, o también a veces se necesita una plataforma de venta de tickets o entradas, de manera que puedas comercializar entradas, servicios básicos o VIP entre los posibles asistentes de manera unificada. Pues bien, Eventbrite es una aplicación que nació con la idea de aunar tu evento, tu página web y tu sistema de venta de tickets en una única plataforma. Además, tiene muchas funcionalidades totalmente gratuitas, de forma que podrás aprender su uso e incluso utilizarla para eventos pequeños antes de lanzarte a organizar actuaciones más ambiciosas.

Sin embargo, todas estas herramientas necesitan de una productora que lleve a cabo todo lo que tienes en mente. Daigon Multimedia somos expertos en organización de eventos de empresa, en audiovisual para eventos, iluminación, decoración, sonorización, traducción simultánea, servicio de azafatas, retransmisión por vía streaming y grabación en vídeo profesional, además de muchas otras cosas que necesitarás para que tu evento se desarrolle con éxito. Dinos qué evento tienes en mente y nos encargamos de todo. Estás muy cerca de tu evento soñado.

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Consulta con Daigon Multimedia en nuestro formulario de contacto. Estaremos encantados de asesorarte o de preparte un presupuesto a medida para los servicios multimedia que necesites en tu evento corporativo, ya sea sonido, vídeo, proyecciones, iluminación, realización, microfonía… todo lo que necesites es posible.