Cuánto cuesta el presupuesto para organizar un evento corporativo o empresarial en Madrid

¿Qué es un presupuesto para organizar un evento corporativo y cuánto puede costar? Daigon Multimedia, como agencia experta en la organización de eventos empresariales nos enfrentamos infinidad de ocasiones a esta pregunta. Es una duda muy común entre aquellos que se lanzan a organizar un congreso, una convención, una reunión profesional y otros tipos de eventos corporativos, además de cómo organizarlo (una pregunta a la que os hemos respondido ya en nuestro blog). Recordad que no es sencillo organizar un evento corporativo, puesto que hay que tener en consideración decenas de servicios para que el evento sea un éxito. Sin embargo, sí que podemos deciros cómo planificar y dónde invertir la mayor parte del presupuesto, para que podáis optimizar los costes y la inversión sea lo más rentable posible.

¿Qué es un presupuesto para un evento corporativo?

En primer lugar, vamos a definir lo que significa presupuesto para evento corporativo. Básicamente, es un cálculo aproximado de la previsión de costes e ingresos que vamos a tener a la hora de organizar nuestro evento. Como tal, es imprescindible si queremos cuantificar los costes en los que incurriremos, y suele ser el primer paso después de tomar la decisión de que queremos organizar una reunión empresarial. El motivo está claro, puesto que la cuantía de la inversión puede depender de la realización del evento corporativo. Hablamos de cálculo aproximado puesto que es difícil los gastos e ingresos con exactitud de manera previa a la celebración del evento corporativo en Madrid o en cualquier punto de España.

¿Qué hay que considerar a la hora de presupuestar un evento empresarial presencial y streaming?

Son muchas las cosas que hay que considerar a la hora de presupuestar un evento corporativo, pero os dejamos con algunas a las que tenéis que prestar especial atención:

• Alquiler del espacio para eventos corporativos: Tradicionalmente éste es uno de los costes principales que determinará la cuantía de muchos otros. En la actualidad, están muy en voga los eventos corporativos a distancia o digitales, lo que sin duda supondría una forma de abaratar mucho el presupuesto, puesto que eliminaríamos de un plumazo tanto la necesidad de una sala de gran capacidad, equipo de sonido de alta calidad con mucha potencia, tal vez la contratación de un parking, transporte para los asistentes, personal de control, etc. Así, la elección de la sala o lugar para el evento sería lo primero que habría que elegir para hacer un evento corporativo presencial, y su imagen y funcionalidades son condicionantes para el resto de servicios.
• Contratación de equipo de sonido, audiovisual y personal técnico para evento corporativo: Después del lugar, lo primordial es contar con sonido y vídeo profesional, tanto para eventos corporativos presenciales como a distancia. ¿Por qué? Porque lo primordial para los asistentes a un evento será poder ver y oír bien en todo momento a los ponentes. Por esta razón, sería el segundo servicio más importante. Asimismo, el sonido suele ir unido a posibles recursos audiovisuales, ya sean presentaciones in situ como grabar el evento para reproducirlo en pantallas en el lugar o para retransmitir el evento vía streaming.
• Presupuesto de iluminación y decoración: Muchas veces una buena iluminación da el empaque que requiere un evento corporativo, ya sea de una manera u otra. Hay que garantizar que ese servicio será cumplido con la mayor profesionalidad y no hay que escatimar en esta área del presupuesto si queremos que todo pueda verse a la perfección y cumplir con la imagen corporativa y los valores de nuestra empresa y nuestra marca.
• Costes de servicios para adaptar nuestro evento al público: Hay muchas maneras de adaptar nuestro evento a los asistentes: ofreciendo un servicio de traducción simultánea, dando la posibilidad de votar en directo, servicios de interactividad, realizar encuestas de calidad… Estamos entrando en el nivel de personalización del evento.
• Contratación de personal para el evento corporativo: Seguridad, organización, asistencia, información… hay muchas necesidades en un evento, y seguramente uno de los costes más altos del presupuesto dependerá de la cantidad de personal que necesitemos para llevar a cabo todas estas tareas.
• Inversión en promoción y difusión del evento corporativo: Muchas veces el éxito de nuestro evento depende de la cantidad de asistentes, así que invertir dinero en la promocióny difusión del evento puede ser vital. Sin embargo, tanto más lo será definir claramente nuestro público objetivo y tratar de alcanzarlo con acciones dirigidas a él.
• Definir los posibles ingresos: Si vamos a cobrar entrada o vamos a ofrecer algún producto o servicio en el interior con el que podamos generar algún ingreso, sería importante definirlo y cuantificarlo. Además, estipular unos objetivos concretos para los ingresos nos ayudará a tratar de alcanzarlos con todas las decisiones que tomemos.

Presupuesto de la organización del evento corporativo

No hemos incluido lo que sin duda es una de las partes más importantes: la organización del propio evento. Cuando hay que coordinar todos estos servicios, se hace imprescindible contar con una agencia que coordine todo lo necesario para llevar a cabo el evento empresarial. Parece lógico que lo más recomendable sería contratar a la misma empresa que se encarga de llevar a cabo el sonido, el apartado audiovisual, la retransmisión en streaming, la iluminación, la contratación de personal, etc, puesto que es la mejor manera de garantizar que estás en manos de un experto. En Daigon Multimedia ofrecemos todos estos y más servicios. De hecho, tienes un dossier muy completo sobre nuestro servicios. Pero lo que te recomendamos es que te pongas en contacto con nosotros y nos cuentes cuáles son tus objetivos y nosotros te ayudaremos a que tu evento corporativo se haga realidad.

Si deseas saber más sobre cómo organizar un evento corporativo en Madrid

Consulta con Daigon Multimedia en nuestro formulario de contacto. Estaremos encantados de asesorarte o de preparte un presupuesto a medida para los servicios multimedia que necesites en tu evento corporativo, ya sea sonido, vídeo, proyecciones, iluminación, realización, microfonía… todo lo que necesites es posible. Daigon Multimedia. Los eventos como tú los quieres.